ライフワークバランスという言葉が取り上げられる機会が多くなっていますが、まだまだ実際のビジネスシーンは仕事が多すぎてこなせないと感じている人が多いのが現実です。そんな人にとって最悪のシナリオは波のように押し寄せる仕事に、自身が持たなくなってメンタルや体調を崩し仕事ができなくなってしまうという事です。
そうならないために自分の仕事のやり方を見直し、自身で無理なく仕事ができる環境づくりをすることが重要です。これは冷たい言い方ですが何も行動を起こさなければ会社はあなたのことを守ってはくれません。自身が行動を起こすことで自らの職場環境を整える必要があります。今回は、そんな仕事が多すぎてこなせないと感じたときに取るべき4つの行動をご紹介します。
上司・同僚と自分の仕事、状況を共有する
まず最初に取ってもらいたい行動は上司・同僚に自分の仕事の状況を共有することです。もしあなたが仕事が多すぎて回らないと感じているのであれば、周りの同僚も同様に感じている場合が多いでしょう。人に対して仕事の絶対量が多すぎるのです。そんな状況の中で、上司、同僚があなたの仕事量を把握することはあなたが感じているより難しいことです。
もしあなたの上司や同僚が人に頼るのが上手な場合、あなたに対して次々に仕事を振られることになります。彼らがあなたの仕事量を把握していないために、仕事が増え続けるという悪循環に陥ってしまうという事態に陥ります。
そうなる前に上司・同僚に自分が十分な量の仕事を抱えているという事を共有することが重要です。そうすることによりあなたによけいな仕事が振られることを防ぐと同時に、自分の仕事に集中できる時間を確保することが出来るようになります。
上司や同僚に振られる仕事の中にはほとんど付加価値を生み出さない雑務のような仕事が多くあります。しかしその雑務が厄介です。仕事の途中に挟まれるつまらない雑務があなたの作業時間を細切れにして仕事の生産性を大きく下げる結果となってしまいます。
上司や同僚と仕事の状況を共有し、そういう無駄な雑務を増やさないようにすることで絶対的な仕事量を減らすことも出来ますし、あなたの仕事の生産性を向上させることも出来ます。忙しい中、時間を割いてでも上司・同僚と自分の仕事量・状況を共有することが後々仕事量の最適化をするうえで重要です。
仕事の出来は8割で良しとする
仕事が多すぎて回らないという人の多くは、仕事は完璧にやらないといけないという義務感に捕らわれています。その考え方を少し変えてみることが仕事量を減らす二つ目の行動です。
その考え方とは「自分の思っている8割の出来で提出する」という事です。これは手を抜けという事ではありません。8割の出来で提出した方が完璧にやり遂げたものを提出するよりも後が楽になるという事です。
あなたの考えている完璧な仕事が必ずしも依頼主の考えている完璧な仕事ではないという事です。自分が完璧に仕事をしたと思って提出しても上司からやり直しを言い渡されるという機会は少なくないと思います。一方で不十分だと思って提出したものがすんなり受け入れられた、という経験がある人も多いでしょう。
なぜこのようなことが起こるかというと、依頼主とあなたの間にその仕事の完成形のイメージに必ずギャップがあるからです。仕事の依頼の多くは口頭や文書で行われます。そのためコミュニケーションの中に抜け漏れがあり依頼する側とされる側に仕事の完成形のイメージに齟齬が生まれます。それが完璧に一致することは、もしあなたと上司が一卵性双生児でもありえないでしょう。
仕事の出来を8割の状態で提出する目的は次の2点です。
一つ目は8割の出来でも依頼主にとっては十分である可能性があるという事です。もしそうである場合、10割の出来で提出した場合2割分については余分な仕事をしてしまったことになってしまいます。それを防ぐために8割出来たら提出するという考え方を持つことが重要です。
二つ目は8割の出来で提出することによりもし仕事の方向性が間違っていた場合の修正が楽になるという事です。前述のとおり依頼主とあなたの間にはコミュニケーションのギャップが必ず存在します。もしそれが大きなものであった場合、完成させた後の修正には大きな時間がとられることになります。一方8割の状態で提出した場合、大きなコミュニケーションギャップの発見が早くなり、そのすり合わせ、修正の時間を短くすることが出来ます。
このように、仕事の効率を上げるためには完璧主義を捨て8割の成果物を提出することが重要です。
重要度の低い仕事は後回しにする
重要度の低い仕事を後回しにすることも効果的です。
ビジネスシーンは日々、変化の連続です。昨日右といっていたことが今日は左という事は日常茶飯事で起こりえます。そこで効果的なのが重要度の低い仕事を後回しにするという事です。
重要度の低い仕事というのは、その仕事自体が付加価値を生み出さない仕事です。さらにその仕事に時間がかかりそうな場合は積極的に後回しにするといいでしょう。
付加価値を生み出さない仕事は組織にとって重要な仕事ではありません。そのため、日々変化するビジネスシーンにおいてやらなくていい仕事に代わる可能性が比較的高い仕事といえます。やらずに放っておいたら、気づいたら無くなっていたという事が多いのがこういった仕事の特徴です。ですので、義務感を捨て積極的に後回しにすることにより、仕事自体がなくなることを期待してもいいでしょう。
一旦休息をとりリフレッシュする
最後に提案したいのは、仕事が忙しすぎてこなせないと感じたときは思い切って有休をとって休んでみるという事です。仕事が忙しすぎてこなせないのに有休をとるという事は一見矛盾しているように感じるかもしれません。
しかし一番危険なのは仕事が忙しすぎてこなせないという事実よりも、仕事が忙しすぎてこなせないと感じてしまっているあなたの感情です。これを持ち続けていると最終的にメンタルや体調を崩し、最悪の場合休職や退職を選択せざるを得なくなる可能性があります。
そうなる前に、有休を使っていったん頭をリセットすることが大切です。仕事に追われて疲れ切っている状況ではそもそもの仕事の生産性自体が落ちてしまっている可能性がります。普段なら何でもないような簡単な仕事すらプレッシャーに感じてしまい、萎縮し仕事の能率自体が低下してしまいます。そうなると悪循環です。最悪の場合どんどん仕事が溜まっていく一方になってしまうでしょう。
それを防ぐためにも仕事が忙しくてこなせないと感じたときはいったん休んで頭をリフレッシュすることです。そうすることによって案外自然にどの仕事が重要で、どの仕事はしなくていいのか自然と整理できたりすることも多いです。なので、もし自分が追い込まれている感じがした時は思い切って休んでみてください。
仕事が多すぎて回らないと感じた場合、一番怖いのはメンタルや体調を崩してしまうという事です。そうならないためにも上記の4つを意識して自ら仕事の量を調節し無理をせず仕事することが重要です。
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