仕事にミスはつきものです。
細かいものから大きなものまで誰でも大小さまざまなミスを犯します。
そのうえで欠かせないのが、上司へのミスの報告。しかし、ミスを咎められるのを恐れてしまい報告できないという人も沢山います。
しかし、ミスを上司に報告するのは絶対にしないといけない責務です。うやむやにして逃れたと思ったら後々になって大きなしっぺ返しを食らうこともあります。
今回はミスを報告するのは怖いという人に究極の怒らせない報告方法を紹介したいと思います。
なぜ必ずミスを報告しないといけないのか
仕事でミスをした場合、上司には必ず報告しないといけません。
理由は沢山ありますが、最も大きい理由はどんな小さなミスでも、それを隠しているとそのうちそれが大きなミスにつながる恐れがあるからです。
初めから大きなミスの場合は、上司に報告しないという選択肢はないでしょう。しかし小さなミスでも個人で対応できる範囲は限られており、ミスを報告しないことによって後々大きなトラブルに発展する可能性があります。
そうなった場合、上司はその火消しに出てこないといけません。
小さなミスの段階で報告して入れば上司からの指示によってそのミスを取り返せるものでも、報告しないことによってより大きな被害を生み出す恐れがあるのです。
上司を怒らせないミスの報告方法
とはいえ、小さなミスでも上司に報告するのは勇気がいることです。
同僚が上司に叱られているのを見ていると、報告する勇気がなくなるという気持ちもわからないではありません。
しかし先ほども述べた通りどんなミスでも上司に報告する必要があります。
それならばなるべく上司を怒らせない報告をしたいものです。
ではどうすれば、上司を怒らせずに報告できるのでしょうか。
ミスが起こったらすぐに原因、ミスの解消方法、今後の対策を3点セットで考える
まず一番にしないといけないことが、ミスが起こったらすぐに原因、ミスの取り戻し方、今後の対策を3点セットで考えることです。
ミスが起こってすぐに慌てて上司に「○○というミスをしてしまいました」というだけでは、上司も対応に困り叱らざるを得ません。結局怒られるはめになります。
まず、ミスが起こったら、なぜミスが起こったのかという原因、そのミスをどう取り返すのかという方法、今後どうすればミスしないかという対策を自分で考えることが重要です。
もちろん経験の浅い業務の場合、その結論が間違っている可能性はあります。それでも自分でその3点セットを考えることが何より重要です。
原因、解消方法、今後の対策を考えたらすぐに上司に報告する
次に重要なのが、自分の中で原因、解消方法、今後の対策を考えたら時間を置かずに上司に報告することです。
ミスの大小を踏まえたうえで捕まえられる一番短い時間で上司に報告します。
なぜならば、ミスは時間がたてば時間がたつほど影響範囲が広がっていくからです。
それを認識したうえで、すぐに上司に報告できれば上司も安易に起こることはできません。
結論、原因、解消方法、今後の対策の順で報告する
相手を怒らせないためには報告の仕方も重要になってきます。
言い訳ばかりしながらグダグダと結論を先延ばしにしていると上司も徐々に腹が立ってきます。
そのため、まずはっきりとどういうミスが起こったかを伝えます。
そしてその次に伝えるのは、ミスが起こった原因です。なぜそのミスが起こったかというのは今後のことを考えるうえで上司の知りたい情報だからです。結果と原因を伝えることにより、上司の中でそのトラブルの状況を認識してもらうことが重要です。
次に伝えるべきは、その影響範囲と解消方法です。それは自分の考えうる範囲でかまいません。このミスによりどこにどう影響が出るのか、それをどうやって解消するつもりかを伝えます。
もし、その考えに抜けや漏れがあった場合、上司はその漏れている点を冷静に指摘してくれるはずです。また対応方法が不十分だと感じた場合にはどう対応すべきかという指示を別途してくれることでしょう。
そして、最後に今後ミスが起こらないようにどう改善するかを上司に伝えます。これについても不備があれば上司は指摘してくれるはずです。
これらのことを、この順番に簡潔に報告することにより、上司も冷静になって話を聞いてくれるでしょう。
問題の解決、今後の対策を自らの仕事の最優先とし、完了したら上司に報告する
報告が終わったら、ミスのリカバリに力を入れるだけです。上司と話し合った結論での問題の解決を最優先とし、それが終わったらすぐに今後ミスが起こらないよう対策をとります。
そしてそれが完了したら、解決した手順および、あなたがとった今後の恒久対策を上司に報告するのです。
そうすることによってあなたが犯したミスはそこでクローズします。
もしそのミスがさらなる影響を与えた場合でも、上司と相談して決めた解決方法とミスが起こらない対策なので、上司自身も当事者になるためさらなる対策が打ちやすくなります。
ミスの報告はほかの人との違いの見せ所でありチャンスである
この流れで一連のミスの対策を終えた場合、あなたの評価はミスをした以前よりも高いものとなっているはずです。
ミスを隠して大事になるというのは、ミスが発生した時のもっとも取ってはいけないミスです。
ミスは必ず発生するのでそれをどうリカバリするかがあなたの評価にかかわってきます。
上記の手順はミスが発生した時にとるべき標準的なプロセスです。しかし、それを実践できる人というのはそう多くありません。
自分がミスをしたという落胆と、怒られる恐怖でとるべき行動がとれなくなってしまうのです。
そういう時は、ミスをした今こそがチャンスであるという風に考え方を変えてみてください。
ミスのリカバリという作業は仕事を行っていくうえで必ず発生するものです。極論を言えば通常作業の一つといえるでしょう。
それを本来あるべき姿で解消できたとき、上司からあなたへの評価は確実にアップします。
何度も繰り返しますが、ミスを隠すのが一番してはいけないミスです。
ミスは通常作業であるからこそ、とるべき標準的なプロセスでミスを解消することがあなたの評価向上につながります。
